سیستم حضور و غیاب هوشمند الکترونیکی کارکنان

سیستم های حضور و غیاب هوشمند مجموعه‌ای از تجهیزات سخت‌افزاری و نرم‌افزاری هستند که ورود و خروج پرسنل را ثبت کرده و پس از پردازش و محاسبه، گزارشات کاربردی از عملکرد حضور و غیاب پرسنل در اختیار شما قرار می‌دهند. سیستم حضور و غیاب، معمولاً شامل یک دستگاه و نرم افزار است که در کنار هم، یک اتوماسیون ثبت تردد تشکیل می‌دهند، اما گاهی یک نرم افزار آنلاین نیز می‌تواند به تنهایی این کار را برای شما انجام دهد. در ادامه به طور مفصل به با اتوماسیون حضور و غیاب پرسنل آشنا می‌شویم.

بخشهای مختلف سیستم حضور و غیاب

امروزه سیستم های حضور و غیاب هوشمند به اشکال مختلفی مورد استفاده قرار می‌گیرد و هر یک از فناوری‌های منحصر به فردی برای مدیریت حضور و غیاب پرسنل استفاده می‌کنیم. در ادامه با مهمترین تجهیزات و فناوری‌های مورد استفاده در این سامانه آشنا می‌شویم.

سیستم حضور و غیاب هوشمند مدارس

از سیستم های حضور و غیاب هوشمند موجود در بازار برای حضور و غیاب مدرسه یا بعنوان دستگاه حضور و غیاب باشگاهی نیز می‌توان استفاده کرد.

راهکارهای موجود برای استفاده در سیستم های هوشمند حضور و غیاب دانش آموزان  مدارس عبارتند از:

• کارت خوان ( دستگاه حضور غیاب کارتی)
• شناسایی از طریق بلوتوث BLE
• حضور و غیاب با لوکیشن موبایل (GPS)
• استفاده از کدهای QR
• سیستم حضور و غیاب هوشمند بیومتریک
• LMS/ادغام آنلاین (حضور و غیاب آنلاین)

دستگاه حضور غیاب کارتی / کارتخوان

مدیریت حضور و غیاب دانشجویان در 10 سال گذشته در بسیاری از کشورها تحت سلطه کارت‌خوان های هوشمند بوده است. اگرچه نصب کارت‌خوان‌ها گران‌تر از روش سنتی است، اما به دانش آموزان اجازه می‌دهد تا در هنگام ورود به مدرسه، به راحتی کارت خود را بکشند و حضور خود را ثبت کنند.

برخی از مزایا: کارتخوان ها روشی مطمئن و دقیق برای ثبت حضور دانش آموزان هستند. این یک گزینه عالی برای پیاده سازی در مقیاس بزرگ است. مشکلات روش دستی را حذف کرده و  و اختلال  در حضور غیاب کلاس را کاهش می دهد.

برخی از معایب: کارتخوان ها و نصب آنها ممکن است، نسبت به روش دستی گران باشد. در ضمن امکان گم شدن یا شکستن کارت وجود دارد و دانش آموزان می‌توانند به جای دوستان خود کارت بکشند. برای به حداقل رساندن هزینه‌های نصب، برخی از سیستم های مدیریت حضور و غیاب می توانند به کارتخوان های موجود متصل شوند.

ثبت تردد از طریق بلوتوث BLE

ترکیبی از iBeacons بلوتوث BLE و یک برنامه تلفن همراه دانش‌آموزی به دانش‌آموزان اجازه می‌دهد تا حضور خود را ثبت کنند و مدرک دقیق حضور را تولید کنند. با ضربه زدن روی یک برنامه تلفن همراه مانند برنامه دانشجویی SEatS، برنامه با برقراری ارتباط با Beacon در اتاق حضور را تأیید می‌کند.

برخی از مزایا: این روش بسیار دقیق است و ریسک سوء استفاده را به همراه ندارد. بدون نیاز به کارت خوان یا دستگاه. Beacon ها اغلب یک گزینه مقرون به صرفه هستند و ارزان تر از کارت خوان ها هستند.

برخی از معایب: از آنجایی که این گزینه با برنامه تلفن همراه دانش‌آموز کار می‌کند، دانش‌آموزان برای علامت‌گذاری حضورشان باید اعلام حضور کنند. این گزینه مستلزم داشتن گوشی هوشمند دانش آموز است.

تلفن هوشمند یا تبلت یک مربی را به یک چراغ قابل حمل تبدیل کنید. به دانش‌آموزان اجازه دهید حضور خود را با استفاده از برنامه تلفن همراه پس از اینکه در محدوده قرار گرفتند، ثبت کنند. ایده آل برای رویدادهای خارج از سایت مانند سفرهای میدانی.

حضور و غیاب مدارس با لوکیشن موبایل (GPS)

این روش برای مکان‌های کلاس موقتی که مربی در آن حضور ندارد مناسب است. به دانش آموزان اجازه دهید مکان خود را نسبت به مختصات خود علامت گذاری کنند و از طریق حصار جغرافیایی آن را تأیید کنند. این برای موقعیت های کاری، کارآموزی و موارد دیگر عالی است.

برخی از مزایا: این روش‌ها می‌توانند به‌طور خودکار و بدون هیچ ورودی از سوی کارکنان یا دانش‌آموز فعال شوند و اختلالات کلاس و خطاهای دستی را کاهش دهند.

برخی از معایب: اگر GPS دانش آموز خاموش باشد، حضور و غیاب ثبت نمی شود. دانش آموزان باید گوشی هوشمند داشته باشند.

استفاده از کدهای QR

بهترین روش برای ثبت تردد حضوری

کد QR مخفف کد “پاسخ سریع” است و با تلفن همراه قابل خواندن است. قبل از هر کلاس یک کد QR ایجاد می‌شود و دانش‌آموزان از یک برنامه برای اسکن کد استفاده می‌کنند تا اثبات حضورشان را هنگام ورود به اتاق تأیید کنند.

برخی از مزایا: یک گزینه بسیار مقرون به صرفه و آسان برای استفاده.

برخی از معایب: این روش ممکن است منجر به پراکسی حضور و غیاب شود، زیرا کد QR را می توان اسکرین شات و فوروارد کرد. این روش شامل برخی اختلالات کلاس است و دانش آموزان را ملزم به داشتن گوشی هوشمند می کند.

سیستم حضور و غیاب بیومتریک مدارس

یکی از بهترین راهکارها برای سیستم حضور و غیاب هوشمند مدارس استفاده از دستگاه های بیومتریک اثر انگشتی و تشخیص چهره است که با امنیت و دقت زیاد دانش آموزان را شناسایی کرده و ورود یا خروج آنها را ثبت می‌کند.

LMS/ ادغام آموزش آنلاین

به طور خودکار حضور دانش آموزان آنلاین را از هر راه حل اشتراک گذاری ویدیو ضبط کنید. برای کاربران Microsoft Teams و Zoom، آنها همچنین می توانند داده های مدت زمان را ضبط کنند و گزارش هایی را در مورد افراد، مدارس، دوره ها یا ماژول ها تولید کنند. این روش به شما امکان می دهد به راحتی دانش آموزانی را که یادگیری ترکیبی را انتخاب می کنند پیگیری کنید.

برخی از مزایا: مشکل ردیابی حضور و غیاب ناشی از یادگیری دیجیتالی ترکیبی را حل می کند.

برخی از معایب: این روش برای حضور آنلاین مناسب است، نه حضوری یا خارج از دانشگاه.

سیستم حضور و غیاب چطور کار می‌کند ؟

علیرغم ظهور فناوری‌ حضور و غیاب با موبایل و گسترش استفاده از آن، هنوز هم بیشتر سیستم های حضور و غیاب هوشمند از ترکیب دستگاه و نرم افزار حضور و غیاب استفاده می‌کنند. حالا سوال این است که سیستم حضور و غیاب هوشمند چطور کار می‌کند؟

پرسنل ورود یا خروج خود را از طریق راهکارهای مختلف مانند کارت، اثر انگشت یا چهره بر روی دستگاه حضور و غیاب ثبت می‌کنند. این ترددها در حافظه دستگاه ذخیره می‌شود. اطلاعات ثبت شده بر روی دستگاه حضور و غیاب در فواصل زمانی مختلف به صورت اتوماتیک و یا توسط متصدی سیستم حضور و غیاب، فراخوانی شده و به نرم افزار حضور و غیاب انتقال می‌یابد. این اطلاعات در بانک اطلاعاتی نرم افزار حضور و غیاب ذخیره شده و در هر زمان قابل دسترسی است.

متصدی سیستم حضور و غیاب می‌تواند اصلاحات مورد نیاز از جمله حذف ترددهای اضافی، ثبت ترددهای فراموش شده و ثبت مأموریت و مرخصی ها را بر روی نرم افزار انجام دهد. در نهایت  گزارشات مختلفی را از حضور و غیاب پرسنل در اختیار مسئول مربوطه قرار می‌گیرد.

سیستم حضور و غیاب اداری چیست؟

سیستم حضور و غیاب اداری شامل دستگاه های ارزان قیمت (البته با کیفیت مناسب) است که برای شرکتهای کوچک و اداری طراحی شده است و نرم افزار آن نیز به صورت رایگان است. از این سیستمها برای شرکتهایی که تعداد پرسنل کمی دارند و محیط کاریشان نیز چندان پیچیده نیست، استفاده می‌کنند.

ما انواع سیستم حضور و غیاب اداری با قیمت مناسب به شما ارائه می‌دهیم. برای دریافت اطلاعات بیشتر با ما تماس بگیرید : 09046960569

نکات مهم در خرید سیستم حضور و غیاب

برندها و مدل‌های متنوعی از سیستم های حضور و غیاب هوشمند در بازار وجود دارد. برای خرید یک سیستم حضور و غیاب مناسب در مرحله اول باید به نیازها و شرایط کاری کسب و کار خود توجه داشته باشید. در ادامه با مهمترین نکات در خرید سیستم حضور غیاب آشنا می‌شویم.

• اولین نکته مهم در خرید سیستم حضور و غیاب هوشمند این است که از چه روشی می‌خواهیم ورود و خروج پرسنل خود را ثبت کنیم:‌ کارت، انگشت، چهره، موبایل و ….
• دستگاه حضور و غیابی که خریداری می‌کنید باید حافظه و ظرفیت کافی برای معرفی پرسنل و ثبت تردد آنها داشته باشد. بنابراین در زمان خرید حتماً‌ به ظرفیت و گنجایش حافظه دستگاه توجه داشته باشید.
• بر اساس تعداد پرسنل، نوع شیفت‌ها و قوانینی که در شرکت خود برای حضور و غیاب پرسنل دارید، یک نرم افزار حضور و غیاب مناسب انتخاب و خریداری نمائید. ممکن است تعداد پرسنل مجموعه شما کم باشد و ساعت کاری‌تان در یک شیفت ساده خلاصه شود. در این صورت یک نرم افزار حضور و غیاب ویندوزی رایگان، جوابگوی کارتان خواهد بود. اما اگر سازمان بزرگی دارید که شیفت‌های پیچیده و قوانین و ساز و کارهای متنوعی دارد، بهتر از است از یک نرم افزار ویندوزی پیشرفته یا نرم افزار حضور و غیاب تحت وب استفاده نمائید.
• بهتر است قیمت تمام شده سیستم حضور و  غیاب، با بودجه مورد نظر سازمان شما همخوانی داشته باشد. اما اگر سیستمی که نیاز دارید، گران‌تر از قیمت مورد نظر شماست، بهتر است کمی انعطفاف به خرج دهید. چرا که با خرید سیستم ارزان‌تر ممکن است در آینده با مشکلاتی مواجه شوید که مجبور به کنار گذاشتن آن سیستم و تقبل هزینه برای خرید یک سیستم حضور و غیاب بهتر گردید.
• سیستم حضور غیاب منتخب شما باید گارانتی و خدمات پشتیبانی مناسبی داشته باشد. قطعاً‌ پس از خرید دستگاه و نرم افزار حضور غیاب، نیاز به راهنمایی درباره کارکرد آنها خواهید شد. علاوه بر این ممکن است بخشی از دستگاه یا نرم افزار شما دچار مشکل شود که نیاز به تعمیر، اصلاح یا تعویض داشته باشد. بنابراین سیستمی را انتخاب کنید که در زمان مواجه با مشکلات، خیال‌تان از بابت گارانتی و خدمات پس از فروش آن راحت باشد.
• از یک شرکت معتبر، نام آشنا و دارای صلاحیت خرید کنید، تا در ادامه کار و نیاز به دریافت خدمات با مشکل مواجه نشوید.

در این بخش انواع سیستم حضور و غیاب معرفی شد. اهمیت استفاده از سیستم های حضور و غیاب هوشمند بر کسی پوشیده نیست. حتی کسب و کارهای کوچک با تعداد انگشت شمار پرسنل نیز برای مدیریت حضور و غیاب پرسنل خود از این سیستمها استفاده می‌کنند. برای آشنایی بیشتر با مفهوم سیستم حضور و غیاب می‌توانید به سایت ویکی‌پدیا مراجعه نمائید.

مزایای سامانه حضور غیاب

به کار گیری سامانه حضور و غیاب یا اتوماسیون حضور و غیاب مزایای بسیاری برای شما خواهد داشت. از جمله مهمترین این مزایا، می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• افزایش بهره‌وری
• خودکار سازی فرآیند حضور غیاب
• ایجاد شفافیت
• مدیریت بهینه زمان
• کاهش خطای اجتناب ناپذیر انسانی
• افزایش نظم و کاهش غیبت
• افزایش رضایت کارکنان

اتوماسیون حضور و غیاب برای هر کسب و کاری مهم است، زیرا تعداد قابل توجهی تصمیماتی که رهبران و مدیران کسب و کارها می گیرند، وابسته به آمار و گزارشات سامانه حضور غیاب است. این آمار و  اعداد اغلب برای کمک به پیش‌بینی فروش، تقاضای نیروی کار، میزان ساعات در دسترس کارگران و موارد دیگر استفاده می‌شوند.

از طرف دیگر حضور منظم و وقت شناسی از ویژگی های حیاتی برای همه کارکنان است. حضور منظم در محل کار و حضور به موقع در محل کار برای کارکنان مهم است، زیرا عدم انجام این کار بر روحیه و بهره وری کارکنان تأثیر مخربی می گذارد.

برای دریافت مشاوره و یا خرید انواع اتوماسیون حضور و غیاب با ما تماس بگیرد : 09046960569

سوالات متداول