انواع دستگاه حضور و غیاب کدامند ؟

از کارت‌های پانچ گرفته تا سیستم‌های بیومتریک، ردیابی زمان حضور و غیاب کارکنان در طول سال‌ها به عنوان بخشی از کسب‌وکارها فرآیندی حیاتی بوده است. زمانی که کارمندان به محل کار می‌رسند، باید زمان ورود و هنگام خروج را یادداشت کنند. به عنوان یک قاعده کلی، کارگران درست قبل از ترک دفتر با عجله، برگه های زمانی را پر می کنند. انواع دستگاه حضور و غیاب شامل گزینه‌های متعددی است که برای مدیریت بهتر ورود و خروج نیروی انسانی مورد استفاده قرار می‌گیرد.

گاهی اوقات، این فرآیند درست قبل از ارسال جدول زمانی حضور و غیاب به منابع انسانی، در آخرین روز هفته یا ماه انجام می شود. بهره وری و روحیه کارکنان به طور منفی تحت تأثیر شیوه های زمان سنجی دستی قرار می گیرد. تلاش برای پر کردن کارمند واقعی ساعاتی پس از پایان روز می تواند منجر به عدم دقت، دستکاری برگه زمانی و غیره شود.

سازمان ها بدون سیستم مدیریت حضور و غیاب کارکنان قابل اعتماد با مشکلات انطباق، خطاهای حقوق و دستمزد و سایر چالش ها مواجه هستند. با جایگزینی برگه های زمانی کاغذی با یک سیستم مدیریت حضور و غیاب مناسب، سازمان ها می توانند در زمان صرفه جویی کنند، بار اداری را کاهش دهند، دقت را افزایش دهند و گلوگاه های فرآیند را از طریق حضور و غیاب روزانه برطرف کنند.

 

انواع مختلف سیستم مدیریت حضور و غیاب

در این بخش با انواع دستگاه حضور و غیاب و انواع سیستم مدیریت ورود و خروج کارکنان آشنا خواهیم شد.

ثبت دستی

قبل از عصر تکنولوژی، ثبت دستی رایج ترین روش ردیابی حضور و غیاب بود. زمانهای ورود و خروج پرسنل بسته به نحوه ثبت آن در یک دفتر یا در نرم افزارهایی مانند اکسل ثبت می‌شود.

با توجه به ظهور تکنولوژیهای روز، این روش تقریباً منسوخ شده است. ما هر روز شاهد افزایش پیچیدگی‌ها و الزامات هستیم. زمان ورود و خروج کارکنان را به خصوص در شرکتهای بزرگ، دیگر نمی‌توان به صورت دستی ثبت کرد.

به دلیل ماهیت دستی این روش، برخی کارکنان ممکن است بدون نظارت از محل کار خود بیرون بروند و دوباره برگردند، بدون اینکه در سیستم ثبت شود.

علاوه بر این ثبت دستی زمان بر بوده و عاری از خطا و اشتباهات انسانی نیست.

دستگاه حضور و غیاب پانچی

اولین نسل از دستگاه‌های حضور و غیاب هستند که شامل کارت پانچ و یک دستگاه ساده است. کارت‌ها دارای جدولی شامل روزهای یک ماه هستند. با قرار گیری کارت پانچ در شکاف دستگاه، زمان ورود و خروج پرسنل (تاریخ و ساعت) بر روی کارت ثبت می‌شود.

در پایان هر ماه یا محدوده زمانی مورد نظر، کارت‌ها جمع‌اوری شده و برای محاسبه میزان کارکرد تحویل واحد مالی و حسابداری می‌گردد.

اگر چه این روش برخی مشکلات ثبت دستی را ندارد. اما همچنان کاری زمان‌بر و طاقت فرساست و امکان بروز خطای انسانی در محاسبه جمع کارکرد پرسنل وجود دارد.

انواع سیستم های مکانیزه ( دستگاه های حضور و غیاب)

استفاده از دستگاه های حضور و غیاب مشکلات روش سنتی ثبت تردد را حذف کرد. کارکنان با ورود به محل کار خود با استفاده از کارت، انگشت و …، زمان دقیق ورود یا خروج خود را بر روی دستگاه ساعت زنی ثبت می‌کنند.

با این حال، یک سیستم مؤثرتر برای ردیابی حضور و غیاب کارمندان، یک سیستم خودکار خواهد بود. این می تواند به معنای انجام کارهای دستی کمتر و قابلیت اطمینان بیشتر نسبت به روش های دیگر باشد زیرا به کار دستی کمتری نیاز دارد.

انواع دستگاه حضور و غیاب مکانیزه جدید شامل دو گروه دستگاه های کارتی و دستگاه های بیومتریک می‌شود. در ادامه با این دستگاه‌ها آشنا می‌شویم.

دستگاه کارت زنی

اولین نسل از دستگاه های حضور و غیاب جدید هستند. دستگاه های کارت زنی ابتدا به صورت کارتهای بارکدی و مغناطیسی بودند که باید توسط پرسنل در شیار مخصوص دستگاه حضور غیاب کشیده می‌شد، تا زمان ورود و خروج بر روی دستگاه ثبت گردد.

اما دستگاه های جدید از فناوری بدون تماس (RFID) که با نام کارتهای بدون تماس معروف هستند، استفاده می‌کنند. برای ثبت تردد توسط کارت، فقط کافی است کارت در مجاورت کارتخوان دستگاه قرار گیرد، تا زمان دقیق ورود یا خروج ثبت گردد.

دستگاه حضور و غیاب بیومتریک

دستگاه های بیومتریک از شناسه‌های منحصر به فرد انسانی برای شناسایی و ثبت تردد استفاده می‌کنند. پرکاربردترین راهکارهای بیومتریک که بر روی دستگاه های حضور غیاب و کنترل تردد استفاده می‌شود، عبارتند از :

• دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی
• دستگاه حضور غیاب تشخیص چهره
• دستگاه تشخیص عنبیه
• دستگاه حضور غیاب با اسکن کف دست

دستگاه حضور غیاب ترکیبی یا چند عاملی

در حال حاضر بیشتر دستگاه های ساعت زنی شامل دو یا چند روش ثبت تردد هستند. به این معنی که مثلاً‌ از کارت، اثر انگشت و تشخیص چهره در کنار هم استفاده می‌کنند. مزیت این سیستمها این است که با توجه به شرایط می‌توان از هر کدام از روشهای برای پرسنل استفاده کرد.

 

نرم افزار حضور و غیاب آنلاین

نرم افزار مدیریت حضور و غیاب آنلاین، یک سیستم مبتنی بر ابر برای نگهداری زمان است که به کاربران اجازه می دهد از طریق وب یا برنامه موبایل وارد شوند. از طریق فناوری ابری، می‌توان به داده‌های حضور و غیاب و ورود به سیستم و خروج از سیستم تقریباً از هر مکانی با اتصال به اینترنت دسترسی داشت. آدرس IP استاتیک کاربر نیز می تواند در زمان ورود/خروج ثبت شود.

ورود و خروج نیز به راحتی با کلیک یک دکمه از رایانه شخصی آنها انجام می شود – راحتی که بسیاری از کارمندان در عصر دیجیتال ما انتظار دارند. این سیستم‌ها همچنین می‌توانند مفید باشند اگر بخش بزرگی از نیروی کارتان از راه دور و با مشتری کار می‌کنند.

برای دریافت اطلاعات بیشتر راجع به نرم افزارهای حضور و غیاب آنلاین ، بر روی لینک حضور و غیاب با موبایل کلیک کنید.

 

اهمیت سیستم مدیریت حضور و غیاب

با استفاده از سیستم های مدیریت حضور و غیاب می توانید ساعات کاری کارکنان را به طور دقیق محاسبه کنید. اگر به کارمندانتان ساعتی دستمزد دریافت کنند، به ویژه از این سود خواهید برد. پیگیری دستمزد کارمندان ضروری است. همچنین تعیین اینکه آیا کارمندانی حقوق اضافه کاری بدهکار هستند یا خیر حیاتی است.

همچنین، سیستم حضور و غیاب به سازمان شما کمک می کند تا الزامات زمان سنجی قانون استانداردهای کار منصفانه را برآورده کند، این سیستم باید به شیوه ای منطبق بر اجرا شود.

تعداد کارمندان در مورد کارمندان حقوق بگیر نیز مهم است. هم در محل کار و هم دور از کسب و کار، کارمندان شما می توانند زمان خود را ثبت و مستند کنند تا امکان پیگیری پیشرفت آنها حتی زمانی که شما در آنجا نیستید وجود داشته باشد.

به‌علاوه، می‌توانید با ردیابی زمان خود تعیین کنید که آیا کارمندانتان وقت شناس هستند، زیرا از کارکنان خود می‌خواهید که دقیقاً زمان ورود و خروج را مستند کنند. با استفاده از این اطلاعات، می توانید متوجه شوید که آیا کارمندی تمایل دارد دیر بیاید یا زودتر از محل کار خود را ترک کند.

نظارت بر حضور و غیاب کارمندان نیز می تواند به شما در پیگیری چند روزی که هر کارمند مرخصی می گیرد کمک کند. سیستم حضور و غیاب همچنین به شما کمک می‌کند تا سیاست‌های مرخصی را مدیریت کنید، داشتن خط‌مشی روز مرخصی کارمند به کارمند برای مشاغلی که به کارمندان اجازه استفاده از روزهای بیماری را می‌دهند بسیار مهم است.
برای حفظ شهرت، سودآوری و قابلیت اطمینان شرکت خود، باید حضور کارکنان را پیگیری کنید.

ما در بخش سیستم های حضور و غیاب هوشمند، به صورت کامل انواع سیستم‌ها را معرفی کرده‌ایم.

 

مدیریت حضور و غیاب به شش دلیل اصلی مورد نیاز است:

1. به حداکثر رساندن بهره وری

کار انجام شده توسط کارگران انسانی یکی از مهمترین عوامل تولید است. یک سیستم مدیریت حضور و غیاب کارآمد، ساعات کار مولد کارکنان را افزایش می دهد.

2. افزایش اثربخشی عملیاتی

در اینجا فقط بهره وری فردی کارمند نیست، بلکه بهره وری تیم و شرکت نیز در خطر است. هنگامی که اعضای تیم غایب هستند، مشکلات هماهنگی، تاخیرها و کارهای در حال انجام بالاتر (WIP) رخ می دهد. در نتیجه، وقتی این کار را با چند نفر تکرار می کنید، اثر غیبت به جای اینکه صرفاً جمع شود، چند برابر می شود.

3. نظم و انضباط در بین کارکنان

نقص در نظم و انضباط سازمانی منجر به غیرقابل پیش بینی بودن، تاخیر و تغییر کیفیت و ضرب الاجل می شود.

کارمندان وظیفه شناس که متوجه نقض نظم و انضباط می شوند، مورد تحمل و نادیده گرفتن قرار می گیرند، در ابتدا ناامید و رنجیده می شوند. اگر آنها بروند، برند کارفرما ضربه بزرگی را متحمل می شود و آنها به دنبال شغل جدید می روند.

افزودن نظم و انضباط زمانی به مدیریت ناب می تواند به کاهش تنوع و تاخیر کمک کند.

4. محاسبه دقیق اضافه کاری

کار چند شیفتی در بسیاری از سازمان ها از جمله بیمارستان ها، خرده فروشی ها و کارخانه ها رایج است. با این حال، ممکن است مواقعی وجود داشته باشد که تقاضای تولید بالا باعث شود افراد ساعات بیشتری فراتر از ساعات کاری معمولی یا همچنین در تعطیلات آخر هفته یا تعطیلات کار کنند.

شیوه های حسابداری و سیستم های ردیابی زمان به مقرون به صرفه بودن و رضایت کارکنان کمک می کند. در غیاب سیستم های سالم برای مدیریت حضور و غیاب، اختلافات، افزایش هزینه های کارکنان و استرس اداری وجود خواهد داشت.

5. پرداخت دقیق تر حقوق و دستمزد

محاسبه دقیق حقوق کارکنان مستلزم ثبت دقیق حضور و غیاب است. سوابق حضور و غیاب اطلاعاتی را در مورد حقوق پرداخت شده برای هر روز کار ارائه می دهد. همچنین کمک هزینه نوبت، پاداش حضور و غیاب و اضافه کاری با استفاده از داده های حضور و غیاب محاسبه می شود. این اغلب مشکلات حضور و غیاب را در زمان پرداخت کاهش می دهد.

6. انطباق را مدیریت کنید

گزارش های انطباق نیز به اطلاعات حضور و غیاب نیاز دارند. گزارش های ارائه شده در این بخش شامل اطلاعات ساعات کار در روز، در هفته، شیفت های کار، ساعات کار اضافی و تعداد روزهای حضور، غیبت یا مرخصی یک کارمند می باشد.

قوانین هندی مختلفی وجود دارد که تهیه این گزارش ها را ملزم می کند، از جمله قانون کارخانه ها، قانون فروشگاه ها و تأسیسات و غیره.

 

آیا یک سیستم مدیریت حضور و غیاب دارید؟

این نوع ردیابی مستلزم صبر و زمان زیادی است، بنابراین می تواند خسته کننده باشد. استفاده از یک سیستم خودکار ردیابی زمان، زمان‌بندی کارمندان را ساده‌تر می‌کند، به شما امکان می‌دهد با دقت بیشتری به کارکنان خود پرداخت کنید و می‌تواند به شما در کاهش هزینه‌های نیروی کار کمک کند. دستیابی به این مهم با استفاده از سیستم پیشرفته ردیابی حضور و غیاب امکان پذیر است.

انتخاب یک سیستم مدیریت حضور و غیاب قابل اعتماد و کارآمد همیشه کار آسانی نیست. زمانی که گزینه های زیادی در بازار وجود دارد، تصمیم گیری می تواند بسیار دشوار باشد.

نکات زیر به شما کمک می کند تا بر اساس نیازهای کسب و کار خود انتخاب مناسبی داشته باشید:

1. رابط کاربری ساده و آسان برای استفاده

انتخاب نرم افزار شما باید به اندازه کافی شهودی باشد و همچنین شما را از دردسرهای فرآیندهای دستی و انطباق رها کند. هنگام استفاده از راه حلی که دارای رابط کاربری آسان برای استفاده است، نرخ پذیرش بالاتر خواهد بود و بازگشت سرمایه سریعتر خواهد بود.

2. گزینه های مختلف حضور و غیاب

کارمندان شما باید بتوانند ساعات کاری خود را در دستگاه‌های مختلف از جمله رایانه، تلفن‌های هوشمند، کارت‌های پانچ، تبلت و غیره ردیابی کنند.

3. برنامه موبایل

امروزه کارمندان بیشتری در خارج از دفتر کار می کنند. حتی زمانی که کارمندان دور از میز خود هستند، می‌توانند از طریق برنامه‌های تلفن همراه برای استراحت استفاده کنند یا می‌توانند به همه دستگاه‌ها دسترسی داشته باشند. زمان مرخصی را می توان در حال حرکت توسط مدیران مشاهده و تأیید کرد.

4. گزینه های اضافه کاری مناسب

در سیستم باید گزینه ای برای محاسبه ساعات عادی و اضافه کاری بدون در نظر گرفتن نرخ دستمزد یا کلاس کار ارائه شود.

5. حسابرسی

برای اینکه بتوانید ببینید آیا تغییراتی در داده های اصلی ایجاد شده است یا خیر، که مطمئن می شود یک سیستم موثر و کارآمد باقی می ماند.

6. زمان خاموشی ردیابی

یک سیستم ردیابی زمان کارمند را انتخاب کنید که به شما امکان می دهد مرخصی استعلاجی، مرخصی والدین، مرخصی سالانه و موارد دیگر را ردیابی کنید. کارمندان باید بتوانند به راحتی از طریق اپلیکیشن درخواست مرخصی بدهند، به زمان استراحت خود دسترسی داشته باشند و موارد دیگر.

7. گزارش

منابع انسانی که به دنبال رسیدگی به تعداد زیادی کارمند هستند می توانند از مزایای این سیستم به عنوان یک راه حل یک مرحله ای استفاده کنند. بنابراین، شما می خواهید راه حلی را انتخاب کنید که در واقع ردیابی کند چه کسی کار می کند، چه کسی دیر وارد شده و چه کسی به اضافه کاری نزدیک می شود. متخصصان منابع انسانی می توانند از آن برای ایجاد گزارش دقیق از عملکرد و زمان بندی هر کارمند استفاده کنند.

8. اطلاعیه ها

اگر کارمندان فراموش کنند ساعت را به داخل یا خارج کنند یا اگر به مرور زمان نزدیک می شوند، سیستم باید به مدیران هشدار دهد. از این طریق می توان هزینه های تجاری را کنترل کرد.

9. سهولت در پیکربندی

این سیستم باید در هر زمان قابل پیمایش، انعطاف پذیر و به راحتی با نیازهای کسب و کار خاص شما سازگار باشد.